Od prawie jedenastu lat mamy dwa rodzaje rachunków. Jeden to faktura VAT, a drugi to po prostu rachunek – do roku 2000 był on nazywany rachunkiem uproszczonym. Teraz pozostała tylko nazwa rachunek. Jest to bardzo logiczne – początkowo, po wprowadzeniu VAT określenie rachunek uproszczony sugerowało, że w tym rachunku nie jest wyróżniony VAT i podana jest kwota brutto za towar lub usługę.

Trzeba zdawać sobie sprawę, że druk rachunku bez VAT różni się od faktury vatowskiej, że nie ma tam jedynie właśnie tej rubryki, która określa VAT, jego wartość procentową oraz wartość w złotówkach (lub innej walucie). Warto pamiętać, że ten zwykły rachunek wystawia się wówczas, gdy odbiorca nie jest płatnikiem VAT i chce rachunek zaliczyć w całości, czyli razem z podatkiem (brutto)doliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warto pomyśleć o tym, by zawsze mieć w komputerze rachunek druk do pobrania, co uwalnia każdego prowadzącego działalność od stosu papierów, które nie wiadomo kiedy się przydadzą.

Bardzo często starsi wiekiem przedsiębiorcy obawiają się takiego prowadzenia firmy, która ma wszystko wpisane w komputer lub jeszcze gorzej, bo „fruwa” gdzieś w sieci. Młodzi przedsiębiorcy marzą o tym, by nie mieć żadnego papierka, by wszystko odbywało się wirtualnie, łącznie z przesyłaniem mailem faktur. I na pewno powoli dojdzie do tego, że faktycznie cały biznes przeniesie się do sieci. Warto, gdy myśli się o biznesie, uczyć się stosowania wszelkich programów pozwalających na swobodne prowadzenie firmy w necie.

W mniejszych firmach bowiem prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest tak skomplikowane, by był tam potrzebny księgowy na co dzień. Wystarczy tylko pilnowanie terminów konkretnych płatności, obliczanie podatków i kierowanie wypełnionych druków do określonych instytucji. Alternatywą dla takiej zewnętrznej obsługi może być także internetowe biuro rachunkowe. Jest to rozwiązanie, które ma bardzo wiele korzyści. Pierwszą, i dla wielu właścicieli firm, najważniejszą jest oszczędzanie na wydatkach.

Nie trzeba tu płacić nikomu za to, że korzysta się z określonego programu, gdyż wszystko wykonujemy sami. Tym samym ani księgowa, ani pracownicy stacjonarnych biur rachunkowych nie są nam w tym zakresie potrzebni. Drugi dość ważny element, przemawiający na korzyść tego, co niesie ze sobą księgowa internetowa to fakt, że można mieć wgląd do wszystkich rozliczeń. Nie trzeba zatem martwić się o popełnione przez osobę trzecią błędy, gdyż ma się to wszystko pod kontrolą. Idealnie sprawdza się zatem ten system dla osób, które lubią wszystkiego dopilnować samodzielnie. Trzecia ważna rzecz jest taka, że podobna usługa w sieci jest bardzo przyswajalna, dlatego też każdy jest sobie w stanie poradzić z jej opanowaniem. Wystarczą zatem podstawy z zakresu rachunkowości i program okaże się bardzo łatwym do pojęcia narzędziem.

Wszystkie firmy nie raz powinny wystawiać potrzebne faktury dla swoich klientów jakimi to mogą być choćby faktura VAT, faktura online cz też faktura korygująca.

Na pewno bardzo pomocne dla firm już dzisiaj będzie faktura wzór, dzięki której o wiele szybciej i dokładniej możemy takie faktury wystawiać. Takie faktury na pewno znajdziemy już na stronach internetowych, gdzie zawsze mamy do nich nie ograniczony dostęp. Jeśli chcemy na takich stronach znajdziemy też bardzo pomocny do wystawiania takich faktur program do faktur, za pomocą którego zawsze możemy już wystawiać takie faktury szybko i dokładnie, a nie tak jak to do tej pory było wystawiane były one ręcznie. Dzisiaj dzięki CEIDG czyli centralnej ewidencji działalności gospodarczej na pewno możemy już zobaczyć jakie firmy są w niej wpisane i jak długo prowadza swoją działalność, co nie raz jest także dla nas przydatne jeśli chcemy założyć wspólną działalność z inną firmą.

Każda firma powinna także korzystać jak na forum firmy, dzięki czemu nie raz możemy już zobaczyć jak z prowadzeniem swojej działalności radzą sobie inne firmy. Na pewno takie fora to bardzo przydatne dla wielu firm fora, dzięki którym zawsze możemy już zobaczyć jakie błędy popełniały inne firmy, tak abyśmy i my ich nie popełniali.

Na pewno nie raz dla firm bardzo dużym problemem jest księgowość firmy, która to zawsze powinna już być prowadzona bardzo systematycznie i terminowo tak, aby potem nie było żadnych problemów z urzędem skarbowym, który to potrafi przyczepić się do wszystkiego.